その使い方、間違っていませんか！？　総務省のルールに学ぶExcelの入力方法

すこし前の話題になりますが、総務省が2020年12月、Excelへのデータの入力方法の統一ルールを「統計表における機械判読可能なデータの表記方法の統一ルールの策定」としてサイト上で公開しました。
もともとは各府省を対象とし、政府統計のポータルサイト「e-Stat」に掲載する統計表を作成するために策定されたルールですが、一般企業で売上データや商品情報、顧客情報などをExcelで管理する際に参考になるポイントが多く含まれています。

今回は、上記のルールの中からビジネスシーンに役立つ5つのチェック項目を抜粋して紹介します。
※図表の例は総務省「統計表における機械判読可能なデータの表記方法の統一ルールの策定」より引用

チェック項⽬（１）
【1つのセルに複数のデータを入れない】

（例）

１つのセルに複数のデータが⼊⼒されていると、計算や並べ替え、グラフ化などの加⼯編集をする場合に手間どります。すぐにデータとして利⽤できるよう「１セル１データ」が基本です。

チェック項⽬（2）
【セルを結合しない】

（例）

複数のセルを一つにまとめる「結合」機能は見た目を整えるには便利ですが、並び替えができなくなったり、コピー＆ペーストした際に項目がずれたりと、データの再利用が難しくなります。「表を美しく見せる」場合以外は、結合機能は使わないのが妥当です。

チェック項⽬（3）
【スペースで体裁を整えない】

（例）

漢字の項目を並べる際、文字と文字の間にスペースを入れて見た目を整えると検索ができなくなります。二次利用することを考え、データはそのまま記載するのが正解です。

チェック項⽬（4）
【項⽬名を省略しない】

（例）

商品のバリエーションを並べる際、重複する部分を2行目以降で記載しないなど項目名の一部を省略すると、並び替えができなくなります。見た目は冗長でも、すべてのデータを省略せずに記載するのが正しいやり方です。

チェック項⽬（5）
【機種依存⽂字を使⽤しない】

（例）

機種依存⽂字は利⽤者の環境によって正しく表⽰されない可能性があるので、使⽤しません。


いかがでしたか。
これはあくまで政府統計の統一ルールですので、すべての企業でこうでなくてはならない、というわけではありませんが、データ入力の基本としてお仕事でも参考になることが多いと思います。
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