身につけておきたいビジネスマナー

新年度になり、新たな環境で仕事を始める方も多いはず。気分を一新するのとあわせて、基本的なビジネスマナーについて改めて確認しておきましょう。

マナーを辞典で引くと「礼儀作法」「行儀」とあります。と聞くと、ビジネスマナーも窮屈で堅苦しいもののように感じるかもしれませんが、基本は「心」です。たとえば、ちょっとした敬語の使い方の間違いがあっても、相手を敬う心がこもっていれば、笑って許してもらえることも少なくありません。逆にどんなに丁寧な言葉づかいでも、心がこもっていなければ、相手には「表面だけだな」という印象を持たれます。

とはいえ、ビジネスマナーでは「カタチ」も大事。今回は「電話応対」「メール応対」「敬語の使い方」で押さえておきたい基本ポイントをご紹介します。

【電話応対】

オフィスワークに欠かせない電話応対。電話先の相手には、こちらの顔や様子こそ見えませんが、声や話し方からいろんなことが伝わります。下記の点を踏まえつつ、派遣先の習慣に従って「丁寧に・端的に」を心がけてください。

●電話を受けるとき

できれば2コール以内に取り、明るく社名を言いましょう。3コールを超えた場合は、「お待たせいたしました」のひとことを忘れずに。相手が名乗った後は「いつもお世話になっております」と感謝を気持ちを込めて挨拶しましょう。

●伝言を受けるとき

担当者あての伝言を受けるときは、「どこの誰が・何を・誰に伝えたいのか」をきちんと聞き取ってメモに書き込みます。電話があった時間も記入しましょう。

●電話口で判断に困ったとき

自分で判断できない内容の場合は、「担当者に代わりますのでお待ち下さい」と断って担当者や上司に取り次ぐか、「確認してこちらからお電話を差し上げます」と伝えて電話を折り返しましょう。

電話応対が苦手という方は少なくありませんが、決まった言い回しさえ覚えれば、そう難しいことはありません。実際に電話に出て回数を重ねれば、自然と慣れていきますよ。

【メール応対】

メールは慣れているという方も、プライベートのメールとビジネスメールは別物です。また最近はSNSのやりとりが増え、メールには不慣れという方も増えています。下記の点に気を付けてください。

●「件名」は 具体的に

メールを送る相手は、毎日多くのメールに目を通しています。「○○発注の件」「会議日程の変更について」などと具体的な件名にして、内容がすぐ分かるようにしましょう。

●「TO」「CC」「BCC」を使い分ける

「TO」に入れるのはメールの宛先となる人で、当然メールの内容はこの人に向けたものになります。
「CC」に入れるのはメールの内容を共有したい人で、「TOの人に送ったので念のため目を通してくださいね」という位置づけです。
「BCC」は他の受信者にアドレスが見えないように連絡する場合に使います。BCCに入力されたアドレスは、他の受信者には表示されません。

●本文は結論から入り端的に

本文は箇条書きにするなどして分かりやすくまとめましょう。文字化けしやすい半角カナや記号、丸付き数字などの機種依存文字は使わないように。
仕事上で親しくしている人へのメールでも、個人的な話題やカジュアル過ぎる文章を盛り込むのは避けます。不特定多数の人に見られるという認識を持ちましょう。

【敬語の使い方】

自分では正しい敬語を使っているつもりでも、実は多くの人がうっかり使っている「間違い敬語」もあります。下記の3点はとくにありがちな間違いです。

●「…させていただく」

よく耳にしますが、使い方によっては違和感を覚えることも。本来は「相手から許可をもらって何かをする」という意味ですから、相手がいない場合は変ですね。またつい連発してしまって会話がワンパターンになることも。別の言葉に置き換えるとスマートです。

例
（×）お送りさせていただきます。→（〇）お送りいたします。
（×）週末はお休みさせていただきます。→（〇）週末はお休みをいただきます。
（×）営業をさせていただいています○○です。→（〇）営業の○○と申します。

●「…でよろしかったでしょうか？」

飲食店やコンビニのアルバイト店員がしばしば使うことから、「バイト敬語」と呼ばれる間違い敬語のひとつです。その場で承諾を得ようとしているのに過去形になっているため、日本語としておかしな表現になっています。「よろしいでしょうか？」が正しい表現です。

例
（×）こちらの商品でよろしかったでしょうか？→（〇）こちらの商品でよろしいですか？

●「お名前を頂戴できますか？」

「頂戴する」は「もらう」の謙譲語です。名前はもらうものではないので、敬語として正しくありません。「聞く」の謙譲語である「うかがう」を使いましょう。「恐れ入りますが」と前置きするとより丁寧です。

例
（×）お名前を頂戴できますか？→（〇）恐れ入りますが、お名前をうかがってもよろしいでしょうか？

意識していないと、とっさの時に間違った敬語が出てしまうので気を付けましょう。オンとオフで言葉の使い分けができるとスマートですね。

【まとめ】

いかがでしたか。以上は一般的なビジネスマナーです。派遣先の社員の方の応対を見聞きしながら、その職場、その場に合ったパターンを覚えていくといいですよ。

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