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ビジネスメールの基本といつものメールを少しだけバージョンアップする方法

2021.12.03
ビジネスメールの基本といつものメールを少しだけバージョンアップする方法

お仕事しているなかで案外時間がかかってしまうのがビジネスメール作成。
私には文章力がないのかしら・・それとも一般常識が欠けているのかも・・・なんて悩んでしまったり。
アレもコレも詰め込んで長ーい文章になってしまったり。
ご安心ください!ビジネスメール自体はとてもシンプルなもので要領さえ掴んでしまえばカンタンです!
ここでは、ビジネスメールの基本とちょっとしたコツについてお話します。

【ビジネスメールの流れ】

ビジネスメールは、読んで字のごとく『おしごとのメール』です。
なので、必要な要件を相手に正確に伝えることが目的です。
そのためには余計なことは省き、順序にそってシンプルに用件を伝えましょう!
一般的なメールの流れは以下の通りです。

①件名

実は件名はビジネスメールの『いのち』です!
ダイレクトメールなどを含めると一日に数十通のメールが届くビジネスマンも少なくないです。
忙しい方ほど、件名をみて不要なメールはサクサクと削除してゆくでしょう。
【株式会社フォーラム/差出人名】お問い合わせの○○サービスについて
など、ひと目で「誰から、何の件で」のメールか、わかるようにしましょう。
カッコやスラッシュなどの記号をうまく利用するのもポイントです。

②宛先

先方の会社名やお名前です。誤字脱字がないか、よーくチェックしましょう!
添付商事株式会社
管理部総務課
課長 天賦 凛子様

③挨拶

「寒冷の候、いかがお過ごしでしょうか・・・」ナンテ気の効いた時候の挨拶も入れたいところですが、
日頃使い慣れていない言葉は使い方を間違えたり。大切な用件に入る前に、ネットで時候の挨拶を検索して時間がかかったり・・・
で、あればシンプルに「お世話になります」などでよいでしょう。社内メールであれば「おつかれさまです」が一般的です。

④かならず名乗る!

②の挨拶に続けて必ずあなたの会社名と名前を名乗ってくださいね!
「お世話になります。株式会社フォーラムの○○です。先日はお忙しいところ、お時間をいただきありがとうございました。」といった具合です。
「あたり前じゃん!」とおっしゃる方もいらっしゃると思いますが、案外多いです。「コレ誰から???」っていうメール。
LINEやインスタでの通信に慣れてしまうと、『名乗る』ことを、つい忘れがちです。
せっかく頑張って送信するメールです。誰からか、わかるメールを作成しましょう。

⑤用件

さて、大切な本文です。用件はシンプルにわかりやすくが鉄則です。
まず最初に、このメールの目的や結論を書きましょう。
次に事例や具体的な提示、結論に至った理由などを書きます。
最後に今後の見解、回答が欲しい内容であれば期日などをお示しします。

先日お問い合わせいただいた弊社の○○サービスの件でご連絡しました。
御社へお伺いして天賦様に詳しくお話したいのですが、30分ほどお時間をいただけないでしょうか。
来週でしたら以下の日程で伺うことが可能です。

←目的

・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・←段落空ける

①12月8日(水)10:00~11:00
②12月9日(木)14:00~16:00
③12月10日(金)10:00~12:00

←候補日は3つが適当です。

・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・←段落空ける

天賦様のご都合を12月3日(金)までに、ご回答いただけますと幸いです。←回答が欲しいことを明確に伝えましょう!

段落を空けたり、箇条書きにしたりすることで、文章が読みやすくなります。
また、このようなアポイントをとりたい場合は、候補日を3つ程度こちらから提示しましょう。
その方が日程調整がお互いラクです。そして回答をいただきたい旨と期限を必ずお伝えすることがポイントです。

⑥結びの挨拶文

用件を明確にお伝えしてあれば、ココはシンプルでもよいでしょう。
「ご検討どうぞよろしくお願い申し上げます。」
「ご確認のほど、よろしくお願い申し上げます。」

などなど。

ここで少しだけ時候の挨拶や相手を思いやる言葉を入れのもおススメです。
とはいえ頑張って背伸びすることはないですよ!
「寒い日が続きますが、お体ご自愛ください。」くらいの簡単な一文で堅いビジネスメールにちょっとした和らぎが加わるものです。

【いつものメールをバージョンアップ】

時候の挨拶や難しい言い回しなど、普段使い慣れない言葉を頑張って取り入れる必要はないとお話しましたが、ちょっと意識するだけで、いつものビジネスメールがバージョンアップできるコツをお話します。

★センテンスはできる限り短文で★

○○の件で、○○したく、○○はいかがでしょうか。という文章は「したく(思い)」と「いかがでしょうか(提案)」の2つの意向が含まれています。
で、あれば、○○の件でお話したいです。○○はいかがでしょうか。と2つに分けた方が伝わりやすくなります。

★漢字表記をところどころで、ひらがなで★

お話しているように気の効いた「時候の挨拶」は、文章全体をグレードアップしたり華やかにしたりしますが、ちょっと上級テクです。
そこで、カンタンにできて文章に「こなれ感」が出る方法をお伝えします。
一般的には漢字表記するところを、敢えてひらがな表記にするのです。
たとえば「何卒ご検討ください。」を「なにとぞご検討ください。」と表記するだけで堅苦しい文面が少しやわらかい雰囲気になります。
文章を作成しているなかで漢字ばかりが続くな~と思ったら、ポイントでひらがな表記をトライしてみてくださいね!

ビジネスメールについてお伝えしてきましたが、いかがでしたでしょうか。
基本的なルールを理解し、マナーを守り相手に失礼のない書き方を理解すれば、ためらわず送信も返信もできるようになります。ぜひ、ビジネスメールで円滑なコミニュケーションがとれるようチャレンジしてみてください!

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